Lựa chọn một trung tâm hội nghị phù hợp sẽ giúp bạn giảm thiểu những rủi ro và kiểm soát được tình hình. Việc chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện có thể đáp ứng các điều kiện sự kiện đưa ra sẽ giúp bạn tổ chức chương trình thành công. Để làm được điều đó, chúng tôi sẽ nêu ra 6 tiêu chí quan trọng nhất mà bạn cần kiểm tra trước khi thuê địa điểm tổ chức.
Tiêu chí 1: Trung tâm tổ chức hội nghị
Yếu tố đầu tiên đóng vai trò tiên quyết đến bất kì chương trình hội nghị nào đó là địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với chương trình hội nghị, hội thảo, bạn cần tìm kiếm trung tâm đáp ứng được những yêu cầu mà chương trình cần. Việc tiến hành khảo sát càng kỹ thì xác suất sự kiện thành công càng cao.
Đối với các trung tâm hội nghị ở thành phố Hồ Chí Minh, vị trí càng thuận lợi và cơ sở vật chất càng hiện đại thì chi phí sẽ càng cao. Tuy nhiên, việc hiểu khách hàng và xác định nguồn ngân sách thực hiện từ trước sẽ giúp bạn tìm ra địa điểm phù hợp nhất.
Tiêu chí 2: Hệ thống âm thanh
Âm thanh là công cụ để giúp mọi người kết nối với nhau. Do đó, việc kiểm tra dàn loa hay micro vô cùng quan trọng. Hệ thống nguồn điện có được tách riêng, đảm bảo khi chương trình diễn ra.
Vậy nên, trong quá trình khảo sát địa điểm bạn nên tiến hành kiểm tra kỹ càng, nếu có yêu cầu gì cần hỗ trợ, hãy nêu rõ vào bản hợp đồng với nhà cung cấp.
Tiêu chí 3: Hệ thống ánh sáng
Sau âm thanh, ánh sáng là yếu tố có tác động trực tiếp đến thị giác của người tham gia. Đối với các sự kiện hội nghị, ảnh sáng thường không quá sinh động, chỉ cần đủ độ sáng là được. Màu sắc trang nhã, hài hòa để tạo cho mọi người không gian sáng, tôn lên vẻ lịch sự.
Ngày nay, rất nhiều trung tâm hội nghị mọc lên, do đó việc lựa chọn địa điểm tổ chức thôi chưa đủ. Bạn cần kiểm tra hệ thống ánh sáng của nhà cung cấp có hiện đại và có tính công nghệ không. Bởi nếu nơi chọn tổ chức sở hữu nhiều thiết bị hiện đại thì sự kiện của bạn cũng sẽ có cơ hội để trải nhiệm nhiều điều mới mẻ.
Tiêu chí 4: Sân khấu
Sân khấu của buổi hội nghị được chuẩn bị theo tính chất trang trọng, lịch sự. Thường sẽ là những tông màu đơn sắc chiếm phần chủ yếu. Do đó, khác với những sự kiện giải trí, bạn cần tìm hiểu xem mặt nền của sân khấu có thực dự kiên cố và rộng rãi, phù hợp với tính chất của chương trình hay không.
Sân khấu hoàn thiện với những trang thiết bị hiện đại sẽ giúp bạn tạo ra sự tương tác hiệu quả đối với người tham gia. Do đó, với hạng mục này khi khảo sát thực tế bạn nên hỏi kỹ nhà cung cấp và thương lượng về giá cụ thể cho những vật dụng yêu cầu đi kèm theo như bục, bàn ghế, khăn trải, lọ hoa,….
Tiêu chí 5: Màn hình
Buổi hội thảo thông thường chú trọng đến phần nội dung, do đó việc trình chiếu lên màn hình là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, để nội dung được chiếu giúp những người ở dưới có thể nhìn thấy rõ, bạn cần cân nhắc trong vấn đề lựa chọn máy chiếu hay màn hình LED phù hợp. Bởi mỗi loại màn hình đều có những công dụng riêng, do đó cần dựa vào mục đích để xác định lựa chọn sao cho phù hợp nhất.
Xem thêm:
>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Trên đây là 6 tiêu chí bắt buộc bạn phải kiểm tra kỹ trong quá trình khảo sát để tìm ra trung tâm hội nghị phù hợp nhất, đáp ứng được các điều kiện mà sự kiện cần. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm để lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp. Mọi thông tin cần tham khảo, bạn có thể xem tại Riverside Palace để biết thêm về dịch vụ cung cấp hiện nay.