Chọn địa điểm tổ chức sự kiện là công đoạn quan trọng nhất, nhưng cũng là bước khó nhất. Tính chất của mỗi buổi sự kiện là rất khác nhau, và không phải sự kiện nào cũng sẽ thích hợp với một số địa điểm nhất định. Tuy nhiên, những khúc mắc của bạn có thể được giải đáp triệt để một khi bạn đã nắm được những lưu ý cần thiết. Và để biết được những lưu ý này là gì, hãy cùng theo dõi bài viết ngay sau đây.
Chi phí
Tất cả mọi khâu trong sự kiện đều sẽ tiêu tốn chi phí, do đó, hãy liệt kê chi tiết từng khoản mục và bắt đầu suy nghĩ về chúng. Trong số các khoản mục đó, địa điểm tổ chức sự kiện sẽ tiêu tốn của công ty bạn một khoản ngân sách tương đối lớn. Nhưng không vì thế mà bạn cần dành toàn bộ sự đầu tư cho công đoạn này. Bạn vẫn sẽ phải cân nhắc đến các khâu khác như chuẩn bị quà tặng, mua sắm trang thiết bị, chi phí cho khách mời (nếu có),….
Địa điểm tổ chức sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách tương đối lớn, nhưng không vì thế mà bạn cần dành toàn bộ sự đầu tư cho công đoạn này
May mắn thay, có một vài phương thức hữu hiệu mà bạn có thể áp dụng nhằm giảm tiền thuê địa điểm. Trước thời gian diễn ra sự kiện khoảng vài tháng, hãy khảo sát bảng giá của các đơn vị cung cấp, sau đó đưa ra những sự so sánh để xác định đâu sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất với tình hình tài chính, cũng như yêu cầu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu có thể đặt chỗ từ sớm, bạn cũng sẽ nhận được một vài mức ưu đãi hấp dẫn cùng nhiều quà tặng đi kèm, chẳng hạn như màn hình LED, thức uống,…
Trước thời gian diễn ra sự kiện khoảng vài tháng, hãy khảo sát bảng giá của các đơn vị cung cấp, sau đó đưa ra những sự so sánh để xác định đâu sẽ là địa điểm phù hợp nhất
Công suất
Trong trường hợp nơi diễn ra sự kiện của công ty bạn là các nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị, công suất sảnh tiệc sẽ là tiêu chí tiếp theo mà bạn cần quan tâm. Hãy đảm bảo rằng diện tích của sảnh thực sự vừa vặn với số lượng khách tham gia, vì sảnh quả nhỏ sẽ dễ khiến bầu không khí trở nên ngột ngạt, và sảnh quá rộng sẽ dẫn đến những sự lãng phí không cần thiết.
Bên cạnh đó, lối thiết kế cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến công suất của toàn sảnh. Với những sảnh tiệc không có nhiều cột, trụ, không gian dường như sẽ được mở rộng hơn, tạo điều kiện để mọi người tương tác cùng nhau, đồng thời, việc theo dõi diễn biến sự kiện cũng sẽ thêm phần dễ dàng.
Hãy đảm bảo rằng diện tích của sảnh thực sự vừa vặn với số lượng khách tham gia
Bố cục của sự kiện
Bên cạnh phong cách trang trí, các yếu tố khác như cách sắp xếp bàn ghế, lối đi cũng sẽ tác động đến chất lượng của sự kiện, đặc biệt là với các sự kiện có những màn giao lưu trực tiếp trên sân khấu, hoặc những buổi lễ trao giải,…
Bên cạnh phong cách trang trí, các yếu tố khác như cách sắp xếp bàn ghế, lối đi cũng sẽ tác động đến chất lượng của sự kiện
Trước lúc đặt bút ký hợp đồng thuê địa điểm, bạn cần trao đổi rõ ràng với các tư vấn viên để tìm ra được phương án khả thi nhất cho việc bố trí sảnh. Sau đây là một số nội dung mà bạn có thể trò chuyện cùng với chuyên viên tư vấn:
- Làm thế nào để mọi người di chuyển giữa các hàng ghế?
- Cách trưng bày sản phẩm đối với những sự kiện mang tính chất ra mắt. giới thiệu mặt hàng mới
- Vị trí check-in dành cho khách tham dự
- Nơi đặt cửa thoát hiểm (phòng khi có sự cố xảy ra)
- Cách sắp xếp các trang thiết bị như loa, đèn chiếu sáng, bục phát biểu,…
- Bố cục của khu vực chiêu đãi tiệc
Trước lúc đặt bút ký hợp đồng thuê địa điểm, bạn cần trao đổi rõ ràng với các tư vấn viên để tìm ra được phương án khả thi nhất cho việc bố trí sảnh
Kết nối Wi-Fi
Kết nối Wi-Fi sẽ mang đến sự thuận tiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, vì đôi khi, bạn sẽ cần lưu trữ một số file dữ liệu quan trọng trên các nền tảng đám mây và sử dụng chúng cho mục đích trình chiếu. Với những khách mời có nhu cầu cao trong việc trao đổi email, thư tín qua mạng, kết nối Wi-Fi lại càng chứng tỏ được sự cần thiết của chúng.
Kết nối Wi-Fi sẽ mang đến sự thuận tiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
Bãi giữ xe
Sẽ thật tuyệt vời nếu nơi tổ chức sự kiện đã được tích hợp sẵn bãi giữ xe. Trong trường hợp khuôn viên của nhà hàng và trung tâm hội nghị không có khu vực để xe riêng. bạn có thể tìm đến những địa điểm gần bãi đỗ xe công cộng.
Bãi giữ xe là đề mục bạn không nên bỏ qua khi cân nhắc nơi tổ chức sự kiện
Trên đây là những tiêu chí đánh giá địa điểm tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp bạn cần biết. Rất mong rằng, thông qua những kiến thức đã được chia sẻ, bạn sẽ thu thập thêm nhiều thông tin hữu ích và sớm có được một bản kế hoạch thật hoàn hảo.
>>> Tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín
>>>Tổng quan Riverside Palace – Địa điểm tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP. Hồ Chí Minh