Tùy theo nhu cầu và mục tiêu của sự kiện, các địa điểm tổ chức sự kiện uy tín sẽ tư vấn cho doanh nghiệp những hình thức tổ chức sự kiện đa dạng khác nhau nhằm đáp ứng những yêu cầu được đặt ra. Mỗi loại hình sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đến khách mời.
Tổ chức sự kiện bao gồm những việc gì?
1. Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
- Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
- Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
- Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện
2. Giai đoạn thực hiện sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
- Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
- Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Những loại hình sự kiện chính
1. Hội nghị, hội thảo
Tổ chức kế hoạch và tổ chức cuộc gặp gỡ với khách hàng mục tiêu nhằm cung cấp cho họ các thông tin liên quan. Hội thảo là chương trình thường diễn ra trong khoảng vài giờ, nửa ngày hoặc cả ngày và có một hay nhiều diễn giả cũng như tất cả mọi người tham gia trong cùng không gian, thường tổ chức theo chủ đề nhất định. Hội nghị thường được kéo dài nửa ngày hoặc 2 – 3 ngày. Ở Việt Nam các hội nghị khách hàng thường do các đơn vị kinh doanh tổ chức để ra mắt, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
2. Triển lãm thương mại
Để các doanh nghiệp củng cố hình ảnh của bản thân cũng như giới thiệu với khách hàng sản phẩm mới và tìm kiếm những đối tác mới. Ở đây có rất nhiều gian hàng thương mại để giới thiệu đến khách hàng. Có nhiều hạng mục hậu cần để đảm bảo rằng gian hàng hoạt động hiệu quả như: tài liệu quảng cáo, quà tặng và các nhân sự làm việc trong triển lãm.
3. Chương trình ưu đãi
Đây là chương trình ưu đãi vì vậy chi phí bỏ ra rất lớn. Mục đích của chương trình là phát triển kinh doanh và tạo mối quan hệ, giữ chân khách hàng. Thông thường các doanh nghiệp sẽ thuê những nơi sang trọng để khách hàng có thể tận hưởng các ưu đãi, trải nghiệm dịch vụ cao cấp. Các chuyến đi thường kéo dài vài ngày và cần đảm bảo địa điểm, chỗ ở, phương tiện đi lại, các cuộc họp kinh doanh và những hoạt động khác.
4. Sự kiện truyền thống
Chương trình này cho phép một đơn vị dành nhiều thời gian (không giới hạn) với khách hàng của mình trong môi trường truyền thống. Tạo cơ hội để hai bên xây dựng mối quan hệ và tìm hiểu thêm những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau. Có nhiều hình thức để tổ chức sự kiện truyền thống, chẳng hạn như: ăn tối giải trí, thi đấu thể thao, các event âm nhạc…
Lưu ý để tổ chức sự kiện thành công cho doanh nghiệp
Cụ thể hóa mục tiêu tổ chức và xác định đúng đối tượng sự kiện nhắm tới, lên kế hoạch cụ thể ci tiết, sắp xếp chặt chẽ có mục tiêu chiến lược và đo lường được.
Triển khai và giám sát tiến độ thực hiện đúng như lịch trình đã lập ra. Cân nhắc đến điều kiện thời tiết và chọn nơi tổ chức sự kiện có sức chứa phù hợp với quy mô tổ chức, chọn người dẫn dắt chương trình, MC phù hợp vì họ chính là người trực tiếp truyền tải thông điệp của sự kiện đến người tham dự.
Đầu tư các tiết mục hoạt náo, giải trí chỉnh chu và phù hợp với ý nghĩa chương trình. Các khu vực ăn uống, giao lưu trong sự kiện được chú trọng giúp người tham gia cảm thấy thoải mái khi tham dự sự kiện.
Chú ý đảm bảo các vấn đề an toàn như sân khấu, thiết bị…; cân nhắc các rủi ro và chuẩn bị các phương án dự phòng.
Trên đây là các loại hình sự kiện phổ biến được hầu hết công ty, doanh nghiệp hiện nay thực hiện tại địa điểm tổ chức sự kiện. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, bạn có thể lựa chọn được loại hình tổ chức phù hợp để đem đến bước đột phá cho doanh nghiệp mình.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công