Điểm lại 4 sai lầm phổ biến khi tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng chính là một trong những sự kiện phổ biến được diễn ra ở nhiều đơn vị, doanh nghiệp. Đây là dịp thể hiện sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp nên quá trình chuẩn bị luôn được chú trọng và đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện chu đáo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp dù đã rất cẩn thận nhưng vẫn mắc phải những sai lầm khiến sự kiện diễn ra không được tốt đẹp. Hãy cùng Metropole điểm qua những sai lầm đó là gì để tránh phạm phải nhé!

Hội nghị là sự kiện quan trọng của nhiều doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí quá mức cần thiết khi tổ chức hội nghị khách hàng

Chi phí tổ chức luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tổ chức hội nghị. Thực tế chung cho thấy, doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn vấn đề tài chính được đảm bảo, mọi chi phí bỏ ra khi tổ chức phải hạn chế nhất nhằm dành ngân sách cho những hoạt động khác. Tuy nhiên, nếu quá tiết kiệm thì sẽ phát sinh ra những vấn đề như chất lượng buổi tiệc không được đảm bảo. Mặc dù biết rằng tiết kiệm chính là điều cần thiết tuy nhiên cần tiết kiệm đúng cách để đảm bảo buổi tiệc được tổ chức hoàn hảo nhất. Theo đó, doanh nghiệp nên đặt ra một ngân sách tổ chức cụ thể. Và phân chia ngân sách cho từng phần việc sao cho phù hợp nhất. Bạn có thể chọn gói dịch vụ để có mức giá rẻ hơn. Dù sử dụng phương pháp tổ chức nào thì bạn cũng nên đặt vấn đề chất lượng làm ưu tiên như vậy mới tổ chức một sự kiện hiệu quả, để lại ấn tượng tốt cho các khách mời tham dự.

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Nên đặt vấn đề chất lượng làm ưu tiên khi tổ chức hội nghị khách hàng

Kịch bản không có yếu tố key moment ấn tượng

Key moment chính là tiết mục, khoảnh khắc đắt giá tạo nên điểm nhấn ấn tượng cho sự kiện. Đây không chỉ là yếu tố cần thiết của hội nghị mà còn là vấn đề cần có trong mọi sự kiện khác. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra được vai trò quan trọng của khách key moment và biến nó thành dấu ấn cho sự kiện. Việc thiếu đi những khoảnh khắc đắt giá khiến cho hội nghị diễn ra nhàm chán, đơn điệu và thiếu chuyên nghiệp. Theo đó, bạn cần phải xây dựng một kịch bản chương trình thật logic, tạo những cao trào cũng như điểm nhấn quan trọng. Với việc tạo khoảnh khắc đắt giá sẽ khiến cho hội nghị được phát huy tối đa hiệu quả, đáp ứng các mục tiêu, định hướng được đặt ra ban đầu. 

Kịch bản cần có yếu tố key moment ấn tượng

Không đưa kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng

Sai lầm tiếp theo mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải đó là không đưa kịch bản cho những đối tượng khách hàng cụ thể. Điều đó khiến cho người tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể nội dung của chương trình. Việc này dẫn đến trường hợp khách hàng không chủ động chuẩn bị trước màn phát biểu, nêu ý kiến của mình. Khách hàng khó theo dõi và nắm bắt tổng thể diễn biến của cuộc hội nghị. Bên cạnh đó, việc này còn gây bất tiện cho khách hàng khi khó tính toán linh hoạt thời gian tham dự buổi hội nghị. Không những thế, khi khách mời bối rối bởi chưa có sự chuẩn bị sẽ làm mất thời gian của hội nghị, ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Đưa kịch bản để  khách mời có sự chuẩn bị cho màn phát biểu

Thuê PG thiếu kinh nghiệm

Thông thường trong một số hội nghị sẽ thuê đội ngũ PG để quảng bá sản phẩm. Đây được xem là yếu tố quan trọng để làm nên sự thành công cho sự kiện. Thế nhưng khá nhiều doanh nghiệp đã không đầu tư vào vấn đề này khiến cho chất lượng của sự kiện bị giảm sút. Mặc dù không phải là nhân tố chủ chốt nhưng PG là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp chào đón sản phẩm, tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng. Bên cạnh đó, nếu bạn chọn một đội ngũ có năng lực, kinh nghiệm sẽ hỗ trợ hiệu quả cho chương trình hội nghị được diễn ra suôn sẻ, linh hoạt và ổn định. 

Trên đây là 4 sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi tổ chức hội nghị khách hàng. Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole mong rằng với những thông tin này sẽ giúp quý vị tránh lặp phải những sai lầm tương tự. Nếu cần tư vấn hay hỗ trợ việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị, đừng ngần ngại liên hệ với Metropole nhé!