Workshop là một hoạt động phổ biến đối trong nước ta và được phát triển mạnh trong thời gian gần đây. Việc tổ chức những Workshop giúp chia sẻ kinh nghiệm và mang đến những giá trị to lớn về kiến thức cũng như giúp quảng cáo thương hiệu một cách hiệu quả. Đối với những người quan tâm đến việc tổ chức một Workshop thành công, việc tìm hiểu các bước để tiến hành chúng là điều quan trọng. Vì vậy, bài viết sau đây sẽ đưa ra những lưu ý để bạn có thể lên kế hoạch và thực hiện Workshop một cách dễ dàng đến từ địa điểm tổ chức sự kiện uy tín Riverside Palace
Xác định mục tiêu tổ chức
Khi tổ chức một workshop, đầu tiên bạn phải xác định rõ mục đích và kết quả mà bạn mong muốn đạt được. Khi thực hiện workshop, người điều phối phải tuyên bố mục tiêu ấy trước những người tham dự và những điều bạn mong muốn dành cho khách mời trong buổi workshop ấy. Để những người tham dự cũng hiểu rõ và nắm được nội dung trọng tâm và tập trung hơn.
Đối với những chương trình bán vé thì nội dung và chủ đề workshop là vô cùng quan trọng. Phải đánh đúng vào những điều khách mời quan tâm thì mới thu hút được họ. Bạn có thể thực hiện những khảo sát để tìm ra chủ đề đang được quan tâm để có sự chuẩn bị nội dung tốt nhất
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Nếu workshop nhỏ với khoảng 10 người tham dự, bạn có thể lựa chọn bất cứ một nơi nào như phòng họp, quán cà phê và linh động trong việc lựa chọn hoặc thay đổi địa điểm. Nhưng nếu bạn có danh sách từ 50 người tham dự thì nên suy nghĩ đến việc tìm một địa điểm bên ngoài đủ rộng
Thử suy nghĩ về các hoạt động diễn ra trong workshop để xem không gian ấy có đảm bảo cho việc thảo luận hay cùng nhau thực hiện những hoạt động hay không. Việc tiếp theo bạn cần nghĩ đến là những học cụ hay những trình chiếu mà bạn sử dụng những người bên dưới hoặc ngồi xa có thể nhìn thấy hay không? Nếu workshop của bạn có nhiều hoạt động cần tương tác thì nên lựa chọn một nơi đủ rộng để tất cả mọi người cảm thấy thoải mái nhất.
Đối với những doanh nghiệp lựa chọn hình thức workshop để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Số lượng khách mời có thể tăng lên từ 200 đến 500 khách. Đối với sự kiện quy mô lớn như vậy, cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện như các trung tâm hội nghị hay nhà hàng để đáp ứng nhu cầu về không gian lẫn các dịch vụ kèm theo. Đặc biệt là những thiết bị về màn hình rộng, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng,…
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Tạo chương trình và làm việc với diễn giả
Việc phác thảo một chương trình chi tiết hay còn gọi là timeline sẽ giúp bạn có một bức tranh tổng thể về workshop. Lên kế hoạch về thời gian và nội dung một cách chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Để làm được điều đó, người tổ chức phải liên hệ với diễn giả về nội dung và thời gian chia sẻ của họ. Nhiều diễn giả đôi khi vì cao hứng có thể nói quá nhiều khiến thời gian bị kéo dài và ảnh hưởng đến những phần khác khiến chương trình”bể show”. Vì vậy, cần thống nhất với diễn giả những hoạt động trong workshop để họ có thể kiểm soát thời gian giúp chương trình diễn ra đúng như dự kiến.
Truyền thông cho sự kiện
Đối với những sự kiện đã có sẵn khách mời tham dự thì chắc hẳn người tổ chức sẽ không cần quá bận tâm đến việc truyền thông cho sự kiện. Việc của bạn là tạo ra những thông báo và gửi thư mời đến những khách mời đã định sẵn. Với những workshop miễn phí hoặc tính phí, nên đầu tư cho công tác truyền thông để đảm bảo sự kiện mà bạn đầu tư không bị uổng phí. Những kênh truyền thông hiệu quả như các trang mạng xã hội, email, báo chí, diễn đàn.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày thì người tham dự không thể sắp xếp công việc. Nhưng truyền thông quá sớm chưa hẳn đã tốt, vì vậy cần sắp xếp thời gian một cách hợp lý và nhắc lại để khách hàng không quên.
Lời kết,
Với những kinh nghiệm trong việc tổ chức workshop nêu trên, hy vọng giải đáp những thắc mắc của bạn về cách tổ chức workshop chuyên nghiệp và thành công. Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace mong muốn được hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong những sự kiện hoặc workshop sắp đến.