Hiện nay, hội nghị khách hàng là một phương pháp hữu hiệu của các doanh nghiệp để chăm sóc và thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng. Muốn tổ chức một hội nghị khách hàng thành công cần phải xem xét tới rất nhiều công đoạn khác nhau. Dưới đây sẽ nêu sơ lược các bước chính cần thiết để tổ chức hội nghị.
Hội nghị khách hàng là cầu nối củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng
Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị
Ban tổ chức hội nghị khách hàng cần nắm rõ mục đích của hội nghị và mục tiêu cần đạt được sau khi hội nghị kết thúc. Các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng đa phần vì các mục đích như giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm. Từ mục đích ban đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các mục tiêu cần đạt được sau hội nghị. Mục đích của hội nghị còn ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác như kịch bản hội nghị, số lượng khách mời hay phong cách bày trí phòng hội nghị.
Mỗi hội nghị khách hàng luôn có mục tiêu cần đạt được
Bảng dự trù kinh phí
Ban tổ chức cần lập danh sách các khoản phải chi dùng cho hội nghị nhằm đưa ra các phương án tổ chức hội nghị phù hợp với nguồn kinh phí. Ví dụ như chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức hội nghị , mời diễn giả, quà tặng cho khách mời tham dự,…
Khách mời
Đầu tiên là xác định số lượng khách đến hội nghị. Vì là hội nghị khách hàng nên chắc chắn phần đông khách được mời đến dự là khách hàng hay đối tác hiện tại của doanh nghiệp. Nhóm khách này cần được lên danh sách kỹ lưỡng, tránh thiếu sót. Phần còn lại có thể là các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Ban tổ chức lên lên kế hoạch đưa rước, cũng như bố trí chỗ ăn ở, phương tiện đưa đón lại cho khách nếu cần thiết.
Địa điểm
Sau khi đã lên xong danh sách khách mời, việc tiếp theo là chọn địa điểm diễn ra hội nghị. Đầu tiên phải lựa chọn địa điểm phù hợp, ưu tiên các địa điểm ở vị trí trung tâm sẽ thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời. Ví dụ nếu hội nghị diễn ra ở thành phố Hồ Chí Minh, ban tổ chức nên ưu tiên lựa chọn các trung tâm hội nghị ở vị trí các quận trung tâm như quận 1, quận 3, quận Bình Thạnh,… sẽ thuận tiện cho khách hàng di chuyển đến hội nghị từ khắp nơi trên địa bàn thành phố.
Địa điểm tổ chức hội nghị đóng vai trò rất quan trọng
Một lưu lý tiếp theo khi chọn địa điểm cho hội nghị chính là kích thước phòng hội nghị. Điều này cần dựa trên số lượng khách mời đã được lên danh sách. Từ số lượng khách mời, ban tổ chức sẽ chọn phòng hội nghị sao cho phù hợp. Lựa chọn kích thước phong hội nghị để tránh trường hợp phòng hội nghị quá chật chột gây ngột ngạt hoặc phòng hội nghị quá trộng khiến không khí của hội nghị bị loãng.
>> Xem thêm: Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Metropole ở quận 3
Chuẩn bị máy móc thiết bị cần thiết cho hội nghị
Ngoài những loại máy móc được phía dịch vụ phòng hội nghị cung cấp, vẫn có những thiết bị chuyên biệt mà ban tổ chức cần tự chuẩn bị nhằm phục vụ việc truyền tải nội dung cho khách tham gia. Điều này sẽ phụ thuộc vào diễn giả của hội nghị vì họ sẽ quyết định hình thức truyền tải và yêu cầu các thiết bị phục vụ cần thiết. Ban tổ chức nên trao đổi trước với những người có bài diễn thuyết tại hội nghị để chuẩn bị trước những máy móc thiết bị cần thiết cho buổi nói chuyện để tránh việc lãng phí thời gian vì thiếu các thiết bị.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Làm thuyền thông cho sự kiện
Đa phần các buổi hội nghị khách hàng đều cần truyền thông đến khách mời để họ có thể nắm được các thông tin về buổi hội nghị để có thể sắp xếp được thời gian tham dự. Đồng thời truyền thông tốt về hội nghị có thể làm hình ảnh công ty đến gần hơn với công chúng nếu hội nghị chia sẻ về những vấn đề đang được nhiều người quan tâm.
Công tác truyền thông sẽ giúp các khách mời biết đến hội nghị
Việc truyền thông có thể được thực hiện qua các kênh: liên lạc trực tiếp với khách hàng, website, fanpage của doanh nghiệp, email, các bài quảng cáo trên báo chí,… Tùy vào tính chất của hội nghị mà ban tổ chức lựa chọn những phương án truyền thông phù hợp.
Kết
Hoạt động chính của hội nghị là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết; quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Vì thế, khi doanh nghiệp làm tốt hội nghị khách hàng cũng đồng nghĩa với việc đã góp phần củng cố mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tạo được ấn tượng tốt với các khách hàng tiềm nặng trong tương lai. Hy vọng các thông tin ở trên sẽ giúp ích cho những ai sẽ tham gia vào đội ngũ tổ chức hội nghị khách hàng sắp tới.
>> Xem thêm: Thực đơn dành cho hội nghị