Tổ chức tiệc Tea break sự kiện cần lưu ý gì?

Tiệc Tea break là một hình thức nghỉ ngơi thư giãn thường thấy giữa một sự kiện hay buổi hội thảo. Tại đây, mọi người có thể thưởng thức các món ăn nhẹ và nhâm nhi thức uống yêu thích trong bầu không khí thoải mái. Điều này sẽ giúp tinh thần của các vị khách trở nên sảng khoái và nạp năng lượng để tiếp tục buổi hội thảo. Để chuẩn bị tốt loại tiệc này, bài viết sẽ cung cấp những những lưu ý để tổ chức Tea break ở trung tâm hội nghị mà bạn cần biết.

Tea break là gì?

Tea break được hiểu là một bữa tiệc trà, một bữa ăn nhẹ với thực đơn là những món ăn nhẹ như bánh ngọt/mặn, trà, cà phê, nước hoa quả, trái cây tươi,..Bữa tiệc nhẹ này sẽ giúp bổ sung tinh thần cho khách mời khi tham gia sự kiện ở trung tâm hội nghị. Tea break có thể được tổ chức vào trước giờ bắt đầu sự kiện hay, hoặc cũng có thể vào khoảng thời gian giải lao của sự kiện. 

Tea break thường diễn ra từ 30 phút - 1 tiếng trước giờ khai mạc hoặc giữa buổi sự kiện

Thời gian của bữa tiệc tea break thường kéo dài từ 30 phút đến 1 tiếng, thời gian này đủ để khách mời cảm thấy thoải mái, tiếp thêm nguồn năng lượng để tiếp tục sự kiện đang dở dang.

Hình thức tiệc nhẹ này rất phù hợp cho các buổi lễ khai trương, hội nghị, hội thảo, các sự kiện tri ân,..giúp khách mời cảm nhận được sự quan tâm chu đáo và tinh tế của ban tổ chức.

Tại sao nên tổ chức tiệc Tea break

Trong suốt thời gian tham gia buổi sự kiện, khách mời khó có thể tránh khỏi cảm giác nặng nề và mệt mỏi. Vì vậy, Tea break là một giải pháp giúp khách mời thư giãn và nạp lại năng lượng. 

Tea break không như một bữa tiệc trà bình thường. Nghĩa là tiệc trà thường mang tính chất long trọng và cầu kỳ hay phức tạp. Tea break không như vậy, mục đích của Tea break là tạo ra một bầu không khí thật thoải mái và thân tình giữa những người tham gia. Có thể nói Tea break tựa như một buổi trò chuyện thân quen và vui vẻ giữa những vị khách.

Tea break mang lại sự thoải mái và dễ chịu cho khách mời

Bạn có thể mở những bản nhạc nhẹ nhàng giúp không khí trở nên dễ chịu và êm ái giúp khách mời thư giãn hơn. Cung cách phục vụ tiệc của đội ngũ nhân viên cũng phải chu đáo và ân cần để bữa tiệc diễn ra một cách trọn vẹn. 

Đa số khách mời đều cho rằng sự xuất hiện của Tea break giúp tinh thần của họ phấn chấn hơn, đồng thời hiệu suất công việc cũng được cải thiện. 

Lợi ích mà tiệc Tea break mang lại là làm phấn chấn tinh thần của khách mời cũng như nâng cao hiệu suất làm việc

Tiệc Tea break cần có những gì?

Địa điểm 

Đối với các buổi sự kiện diễn ra ở các trung tâm tổ chức hội nghị, nhà hàng, khách sạn, ban tổ chức có thể tổ chức tiệc trà ở các sảnh chờ, để khi khách mời bước ra từ buổi sự kiện có thể bắt gặp ngay bàn tiệc và tham gia.

Lên thực đơn

Tiệc Tea break cơ bản gồm những món ăn nhẹ như bánh ngọt, trái cây và những thức uống nhẹ như trà, nước trái cây, cà phê. Bạn lưu ý không nên lên thực đơn quá cầu kỳ sẽ làm mất đi tính linh hoạt của bữa tiệc. 

Thực đơn tiệc Tea break gồm những món ăn đơn giản, dễ phục vụ

Dự trù kinh phí

Kinh phí cho bữa tiệc này thường rất nhẹ nhàng, tuy nhiên bạn cũng nên dự trù trước các vấn đề phát sinh như thiếu món, thiếu các dụng cụ phục vụ,..để bữa tiệc diễn ra chu toàn nhất.

Cách tổ chức tiệc Tea break

• Đảm bảo khu vực tổ chức tiệc sạch sẽ và gọn gàng
• Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết để khách mời sử dụng: Ly uống nước, muỗng, nĩa, dĩa đựng, khăn giấy,..
• Bày biện sẵn món ăn và đồ uống tại khu vực tổ chức tiệc, lưu ý nên trang trí thức ăn một cách thích hợp và trang nhã 
• Mời khách vào vị trí bữa tiệc và đứng ở nơi khách dễ tìm thấy khi cần hỗ trợ nhưng không làm mất sự thoải mái của họ.
• Sau khi bữa tiệc kết thúc, đội ngũ phục vụ dọn dẹp và vệ sinh khu vực cẩn thận bằng những dụng cụ chuyên dụng và mang đến cho bộ phận bếp.

Ban tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cho khách mời tham dự buổi tiệc một cách trọn vẹn

Trên đây là những điều mà ban tổ chức một buổi hội thảo cần lưu ý khi tổ chức tiệc Tea break. Với các buổi hội thảo tổ chức ở các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp, một buổi Tea break sẽ giúp khách mời cảm nhận được sự chu đáo và tận tình từ ban tổ chức.