Đối với bất cứ sự kiện nào thì chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng cần lưu ý của người làm công tác tổ chức. Địa điểm nơi trực tiếp diễn ra toàn bộ, do đó cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và ký hợp đồng.
1. Tính phù hợp địa điểm
Tiêu chí đầu tiên để tổ chức một buổi sự kiện thành công là lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp , Hiện nay, có rất nhiều trung tâm hội nghị yến tiệc, khách sạn để bạn đưa vào danh sách lựa chọn địa điểm khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, cần xem xét đến tính phù hợp của địa điểm và loại hình cũng như quy mô của sự kiện.
2. Bố cục không gian phù hợp với tính chất sự kiện
Trước khi tiến hành khảo sát địa điểm, quý khách cần hiểu rõ tính chất buổi lễ của mình như thế nào; để có thể so sánh, đối chiếu giữa địa điểm có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hay không. Ví dụ như một buổi hội thảo du học thì không thể tổ chức ở trung tâm hội nghị tiệc cưới.
Ngoài ra cần xem xét những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức, để xem có thể kết hợp với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không.
- Phong cách địa điểm, bố cục tổng thể.
- Màu sắc chủ đạo của địa điểm.
- Kiểm tra chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào có đúng với bản thiết kế, trang trí không.
- Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã định sẵn.
- Xem xét cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột che khuất tầm nhìn của khách tham dự không?
3. Không gian tổ chức đáp ứng tốt yêu cầu sự kiện
Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoái mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa.
Ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì sẽ loãng chương trình. Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
4. Số lượng khách tham dự
Một địa điểm tốt phải đảm bảo phù hợp với số lượng khách tham dự . Nếu địa điểm đó quá nhỏ , khách mời sẽ không thấy thoải mái , chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê.
5. Chi phí tổ chức hợp lý
Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Nên dành thời gian và công sức để tìm kiếm và phân tích để tìm ra địa đểm phù hợp nhất.
Nếu như sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.
>>> Chương trình tổ chức sự kiện tại nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace
6. Vấn đề môi trường: thời tiết, mật độ giao thông
Vấn đề môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm đó phải đảm bảo yếu tố giao thông không quá khó đi và cũng không cách quá xa thành phố. Nếu địa điểm là vùng ngoại ô thì nên có xe đưa rước khách mời. Bạn cũng nên cập nhật tình hình thời tiết trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện. Nếu dự báo có mưa bạn không nên chọn tổ chức sự kiện ngoài trời để tránh những bất tiện cho khách mời.
7. Khu vực giữ xe thuận tiện
Dù là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có khu vực bãi giữ xe riêng. Tuy nhiên với một số địa điểm đặc thù như quán cà phê, sân vận động hay các sự kiện ngoài trời, trên đường phố thường không có bãi giữ xe hoặc bãi giữ xe nằm cách rất xa khu vực tổ chức. Điều này sẽ gây bất tiện cho khách tham dự nên cần xem xét yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
8. Cân nhắc các yếu tố trước khi ra quyết định
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Do đó, cần lập bảng check list khảo sát địa điểm và đánh giá lại các yếu tố để chọn ra địa điểm phù hợp nhất. Nếu vẫn chưa tìm được đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp, hãy liên hệ với Riverside Palace để được tư vấn tận tình nhất nhé!
>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tiệc cưới