Những buổi party ngoài trời, thậm chí là tiệc cưới thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho những ai chưa có kinh nghiệm sẽ rất khó lòng chọn được địa điểm thích hợp. Thấu hiểu được nỗi lo này, nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace sẽ chia sẻ một số lưu ý để giúp bạn thuê địa điểm như ý như sau:
Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Để lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp, chúng ta đều phải thông qua bước khảo sát từng địa điểm sau khi chọn ra danh sách các địa điểm dự kiến.
Trong quá trình khảo sát địa điểm, bạn cần ghi chú lại những ưu và nhược của về địa hình, vị trí, dịch vụ cung cấp, chi phí,… để thuận tiện trong việc so sánh, đối chiếu.
Thông qua việc khảo sát sẽ giúp bạn nhận biết được những vấn đề cần giải quyết khi lựa chọn địa điểm đó để tổ chức sự kiện ngoài trời. Đồng thời tạo tiền đề cho việc lập kế hoạch, xây dựng kịch bản chương trình phù hợp nhất.
Việc khảo sát địa điểm rất quan trọng, do vậy bạn nên xem xét kỹ từ 3 – 5 địa điểm được cho là phù hợp nhất để tránh gây nhiễu thông tin, bởi đôi khi càng có nhiều sự lựa chọn thì sẽ rất dễ phân vân để đưa ra quyết định đúng đắn.
Những vấn đề khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Không gian của địa điểm có sự chi phối trong khâu trang trí, do đó việc xem xét khuôn viên của địa điểm có diện tích đủ rộng sẽ thuận lợi trong quá trình chuẩn bị, set up. Bên cạnh đó, một địa điểm có không khí trong lành, thoáng mát sẽ tạo cho bạn và khách mời có tâm thế thoải mái.
Tiếp đến, yếu tố bạn cần quan tâm là vấn đề về mặt bằng và giao thông di chuyển đến địa điểm đó. Nếu là sân cỏ hoặc sân gạch thì bạn cần phải có những phương án giải quyết sao cho phù hợp với chủ đề trang trí của sự kiện. Ngoài ra, mặt sân không nên quá trơn để giảm thiếu yếu tố trượt ngã khi thực hiện các hoạt động trong chương trình.
Bên cạnh đó, những khu vực liên quan như bãi đỗ xe và nhà vệ sinh cũng cần đáp ứng sự tiện nghi. Đặc biệt, khi khách tham gia sự kiện của bạn sử dụng nhiều ô tô hơn xe máy, bạn cần bảo đảm đủ chỗ giữ xe cho khách và có lối ra vào đủ rộng để tránh gây ách tắc giao thông.
Kiểm tra giấy phép của địa điểm tổ chức sự kiện
Dù là sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần phải xin giấy phép tổ chức của cơ quan chứng năng, bởi những hoạt động được tổ chức ngoài xã hội đều phải được sự chấp thuận của bộ văn hóa – thể thao và chính quyền địa phương. Có như vậy sự kiện của bạn mới có thể diễn ra thuận lợi.
Nếu như sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty sự kiện thì bạn không phải lo lắng về vấn đề này vì họ sẽ lo hết phần giấy phép cho bên thuê địa điểm và chịu trách nhiện khi có sự cố diễn ra.
Địa điểm tổ chức phải đảm bảo tính an ninh
Đối với sự kiện tổ chức ngoài trời, vấn đề an ninh là một trong những yếu tố quan trọng cần xác nhận mức độ an toàn cho người tham gia. Đồng thời, phải thực hiện bảo vệ tài sản cá nhân cho khách mời khi giữ đồ để tham gia các hoạt động trong chương trình. Do đó, việc tăng cường lực lượng bảo vệ, an ninh (tùy theo mức độ và quy mô sự kiện) là điều cần thiết để tạo niềm tin cho khách mời, giúp họ có thể tham gia chương trình một cách vui vẻ và nhiệt tình nhất.
>>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
Trên đây là một vài lưu ý mà chúng tôi muốn giới thiệu đến với các bạn khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, hy vọng rằng các bạn sẽ có được thêm một vài kinh nghiệm bổ ích để tổ chức sự kiện một cách thành công tốt đẹp.