Sự kiện được tổ chức ngoài trời luôn mang đến không khí tươi mới cho người tham gia. Tuy nhiên, để có được một chương trình thành công, bạn cần lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 6 điều bạn nên biết trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.
Thuê địa điểm là vấn đề khó khăn đối với mỗi người tổ chức sự kiện. Đặc biệt, ở thành phố Hồ Chí Minh, số lượng địa điểm ngoài trời thường không nhiều nên sự lựa chọn cũng trở nên gian nan hơn. Ngày nay, internet phát triển nên việc quảng cáo trên các website cũng khó lòng có thể tin tưởng được 100%. Do đó, với những tiêu chí được chia sẻ dưới đây sẽ hỗ trợ cho bạn trong quá trình khảo sát địa điểm.
1. Tiến hành khảo sát địa điểm
Việc khảo sát địa điểm sẽ giúp bạn nhận biết được ưu và nhược điểm của địa điểm đó. Khi khảo sát thực tế, bạn sẽ thấy được địa hình, mặt bằng có thích hợp để thực hiện các hoạt động trong chương trình không.
Bên cạnh việc khảo sát, bạn sẽ nhận biết được những khó khăn mà sự kiện của bạn phải đối mặt nếu dự định thuê địa điểm đó để có cách khắc phục kịp thời.
Dưới đây điểm bạn cần lưu ý khi tới khảo sát địa điểm:
- Địa điểm có thích hợp với chủ đề tổng thể của chương trình? (Diện tích, bố cục, mặt sân,…)
- Vị trí địa lý của địa điểm có giao thông di chuyển thuận lợi?
- Có gần công trường đang thi công, nhà máy sản xuất? Bởi những nơi có khả năng tạo ra tiếng ồn ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh của sự kiện.
- Khách mời tham gia sự kiện có cần mang theo giấy tờ tùy thân không?
- Diện tích cầu thang, hành làng có đủ rộng rãi để di chuyển vật dụng sự kiện?
- Bãi đỗ xe có thuận tiện cho người tham gia sự kiện?
- Địa điểm có sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh chung?
- Kiểm tra trang thiết bị, máy móc từ hệ thống âm thanh đến ánh sáng,…
- Dịch vụ nào phải thuê? Dịch vụ nào được sử dụng miễn phí?
- Sử dụng dịch vụ bên ngoài đưa vào địa điểm có phải chịu phí gì không?
- Thực đơn tiệc được phục vụ như thế nào?
- Có khu vực chờ cho ban tổ chức không?
2. Kiểm tra giấy phép của địa điểm
Sự kiện tổ chức ngoài trời là hoạt động có tính ảnh hưởng tới xã hội, vậy nên dù là sự kiện nhỏ hay lớn bạn cũng phải lưu ý xin giấy phép để sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ. Tránh trường hợp, khi tổ chức sự kiện thì bị yêu cầu kiểm tra thứ này hay thứ kia.
3. Đảm bảo tính an ninh cho người tham gia
Để người tham gia sự kiện chú tâm vào chương trình, bạn cần đảm bảo tính an toàn cho đối tượng tham gia. Một trong những công việc như có chỗ giữ đồ đạc, chỗ giữ xe an toàn, có đội ngũ bảo vệ giám sát tin tưởng.,…
Để có thể kiểm soát được số lượng người tham gia, bạn có thể sử dụng vé mời và soát vé để hạn chế tối đa người lạ đi vào sự kiện.
4. Phương án dự phòng khi có rủi ro xảy ra
Những sự kiện ngoài trời phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết. Sự kiện thành công khi trời quang mây tạnh, thời tiết không quá nắng và cũng không quá lạnh. Do đó, ngoài việc lựa chọn địa điểm có mái che, bạn nên xem trước dự báo thời tiết để cân nhắc lựa chọn phương án khác hoặc dời ngày tổ chức sang ngày khác.
5. Điều khoản và hình thức thanh toán
Trong quá trình khảo sát về địa điểm thuê, bạn cũng cần lưu ý các vấn đề liên quan tới hợp đồng, tính pháp lý về đặt cọc và thanh toán như: số tiền đặt cọc, thời gian đặt cọc, số tiền phải bồi thường nếu hủy, thanh toán sau sự kiện,…vv
Để chắc chắn, bạn nên đọc lại bản hợp đồng và biên bản đi kèm để đảm bảo tính xác thực và uy tín.
6. Thời gian được phép set up sự kiện
Đối với sự kiện ngoài trời, bạn cần nhiều thời gian cho công việc set up địa điểm. Thời gian này trung bình kéo dài khoảng 1 ngày, tùy vào mức độ sự kiện mà lượng thời gian chuẩn bị nhiều hay ít.
Do đó, khi thương lượng với bên nhà cung cấp, bạn nên chú ý thỏa thuận thời gian được phép set up, chuẩn bị sự kiện không phải tốn thêm chi phí phát sinh.
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời vừa ý sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết cách áp dụng linh hoạt những thông tin trên vào quá trình khảo sát địa điểm. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc bạn thành công!
>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
>>> Xem thêm: Tiệc ngoài trời tại nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace